5 dicas para garantir a eficiência de um canal de denúncias

Canais de denúncia são efetivos? Sim, e muito. Segundo o Relatório para as Nações da ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), é mais provável que fraudes sejam descobertas em empresas que mantêm os canais de denúncia ativos. E os números não mentem: enquanto 46% dos casos foram detectados por denúncia em organizações com esses canais, apenas 30% foram detectados por meio de denúncias sem eles.

Por esse motivo é que os líderes das empresas devem se preocupar em cultivar cada vez mais esse tipo de alternativa para mitigar riscos. Ainda segundo o relatório, em organizações sem canais de denúncia, as fraudes têm mais de duas vezes a probabilidade de serem descobertas por acidente e três vezes mais chances de serem descobertas por auditoria externa.

Isso significa que as fraudes detectadas através dos canais de denúncia tendem a ser descobertas mais rapidamente e causam menos danos do que aquelas detectadas por acidente ou auditoria externa. Ao implementar e promover um canal de denúncia, as organizações ganham recurso investigativo e melhoram o resultado final.

Porém, a criação de uma linha direta é apenas o primeiro passo para garantir que sua empresa receba as informações necessárias para evitar e detectar fraudes. Por isso, é importante seguir algumas regras para que o programa funcione como o esperado.

Treinamento e conscientização

Uma organização deve se esforçar continuamente para ajudar os funcionários a saber como funciona o programa de denúncia, por que a organização acredita nele, quem o opera e por que é uma parte crítica da cultura de conformidade. As organizações devem incluir perguntas frequentes (FAQs) e respostas sobre a linha direta em todos os treinamentos de funcionários recém-contratados e supervisores.

Comunicação e acessibilidade contínuas

A comunicação sobre um programa de canal de denúncia é extremamente importante. Questões recentes de conformidade e mensagens da administração devem ser rotineiras e comuns. Informações sobre os canais e como relatar uma preocupação devem estar dentro de um clique da intranet ou do site externo da organização. Uma organização deve comunicar as informações do programa em quantas línguas forem necessárias para fornecer cobertura.

Transparência

Mostre de forma proeminente o processo de denúncia e investigação da sua organização, incluindo a experiência e as informações de contato de seus pesquisadores treinados. Deixe claro o que os funcionários devem esperar, além das responsabilidades da empresa em cooperar e proteger contra retaliação.

Empresa terceirizada

O gerenciamento dos canais de denúncia e os processos de investigação devem ser tecnicamente proficientes, profissionais, bem treinados e experientes no tratamento de relatórios de preocupações. A organização também deve instalar sistemas, processos e tecnologias adequados para apoiar os investigadores e, por fim, os funcionários. Por esse motivo, é altamente recomendado que as organizações contem com uma empresa terceirizada e independente para tal.

Avaliação

As avaliações contínuas devem incluir análises de como os funcionários vêem o programa, revisões independentes conduzidas por auditoria interna e (preferencialmente) por profissionais externos, além da divulgação de todas as reclamações e resoluções.